Recap: Private Post digitalisieren (CAYA)

Seit 8 Wochen lasse ich meine physische Post nun von CAYA digitalisieren. Ein guter Zeitpunkt, um erste Erfahrungen zu teilen und eine Wertung des Services abzugeben.

Diese Recap referenziert den Artikel Experiment: Private Post digitalisieren lassen, den ich bereits Mitte Juli 2019 auf internetzkidz.de veröffentlicht habe. Das Ganze ist Teil eines Real-Life Experiments, das meinen Alltag digitaler machen soll.

Experiment-Aufbau: Private Post digitalisieren lassen

Um in ein paar Zeilen zusammenfassen, was hier beurteilt wird:

Mich stört es, dass mir viele Firmen noch immer physische Post schicken, weil es umständlich und ineffizient ist. Deshalb nutze ich seit Anfang Juli den Service CAYA. Dieser Service:

  • Leitet meine Briefe zu sich nach Berlin um
  • Öffnet meine Post und scannt dann meine Briefe
  • Präsentiert mir meine Briefe in einem Online-Postfach via Browser oder App
  • Schickt mir meine Briefe – bei Bedarf – gesammelt postalisch zu

Was anfangs wie ein No-Brainer klingt ist bzw. war für mich zum Start nicht ganz ohne Bedenken. Zum einen wusste ich nicht, ob ich so einen kostenpflichtigen Dienst benötige und zum anderen weiß ich auch nicht, ob mich alle wichtigen Dokumente und Items dadurch erreichen. Meine Hauptbedenken zur Beurteilung des Services sind:

  • Was passiert mit möglichen Geldgeschenken, die sich in meinen Briefen befinden?
  • Erreichen mich andere physische Güter (z.B. Kreditkarten)?
  • Ist der Service 3€ bzw. 5€ pro Monat wert?
  • Habe ich durch die digitale Post die Vorteile, die ich mir davon erwartet habe?
  • Reduziert sich dadurch der Papierwust in meiner Wohnung bzw. wird meine Ablage dadurch leichter?
Registrierung Caya

Let’s see …

Management Summary: Private post digitalisieren lassen

Ich bin positiv beeindruckt von dem Service. Meine private Post ist digital deutlich besser in meinen Alltag integrierbar als die physische Form. Der Preis von 2,99€ bzw. 5,24€ pro Monat ist aus meiner Sicht value for money.

Ein paar interessante Learnings werden im folgenden näher beschriebenen. Dazu zählen unter anderem die sehr gute in-App-Payment-Funktion und der klare Flow zur Bearbeitung der Mails. Ich kann aber auch ein paar Nachteile bzw. mögliche Probleme z.B. für Briefe mit zusätzlichen Items wie Chipkarten schildern.

Vorteile und coole Features von CAYA

Reaktionsgeschwindigkeit auf Briefe deutlich schneller

Jetzt mag ich auch ein schlechter Briefkasten-Gänger sein, aber seit ich meine Briefe digital bekomme, reagiere ich so viel schneller auf Post, dass es schon fast unglaubwürdig ist. Wenn ich eine Tracking-Möglichkeit innerhalb der Anwendung hätte, würde sich meine durchschnittliche Zeit zwischen Inbox-Eingang und Archivierung sicherlich unter 24 Stunden bewegen. Und sogar Briefe mit Follow-Up-Actions kann ich zu größten Teilen innerhalb einer Stunde abarbeiten. Typischer Fall:

  1. Ich sitze in der Bahn auf dem Weg zur Arbeit
  2. Ich erhalte eine Push-Notification und eine E-Mail, dass ich neue Briefe habe
  3. Ich gehe über die App in meine Inbox und öffne den gescannten Brief
  4. Ich entscheide kurz ob es Werbung ist (Löschung), es sich um eine Information handelt (Archiv) oder ich das Original zu Hause brauche (zur Sammel-Sendung hinzufügen)
  5. Wenn jemand in dem Brief von mir Geld benötigt, zahle ich schnell ohne die App zu verlassen (dazu mehr im nächsten Abschnitt)

Zack. Innerhalb weniger Minuten habe ich meine Inbox auf dem Weg zur Arbeit geregelt. Dabei musste ich kein Umschlag oder keine Mappe mit zur Arbeit nehmen und muss nichts entsorgen. Dazu kommt die mentale Entlastung nichts vergessen oder geschoben zu haben – so esoterisch das klingt.

Inbox Management CAYA
Typische Inbox-Management Optionen in der CAYA App beinhaltet das Archivieren, Löschen und das Hinzufügen zur Brief-Sammelsendung.

Das Ganze hat sich besonders praktisch für pseudo-digitale Briefe mit Action-URLs erwiesen. Meine Krankenkasse schickt mir z.B. gerne Links, die nur 14 Tage oder 30 Tage gültig sind (das finde ich aus Sicherheitsgründen übrigens gut). Physisch sind die Fristen schonmal verstrichen, digital nicht mehr.

Die Payment Solution innerhalb von CAYA ist genial

Im vorherigen Abschnitt schon kurz geteasert, hier jetzt ausführlich: CAYA hat eine Payment-Funktion innerhalb der Inbox. Und zusätzlich kann die Technologie die inkludierten Überweisungsträger während der Scans auslesen. Eine mächtige Kombination, die zu maximaler Convenience führt. Das war für mich das Killer-Feature des Services und erschlägt einen Großteil meiner Arbeit mit Briefen auf einmal.

Pay Now Feature CAYA

Step by Step stelle ich mir das so vor:

  1. Einer meiner Briefe wird gescannt
  2. Die Scan-Technologie erkennt einen Überweisungsträger auf einem der Blätter
  3. Eine OCR-Funktion extrahiert in den bekannten Feldern Daten wie Empfänger, IBAN, Betreff, Betrag etc.
    (Es ist möglich, dass auch ein armer Werkstudent hier manuell Sachen eingeben muss, aber die Tatsache, dass ich die Zahlen in den .pdf-Dateien markieren kann, spricht für eine OCR-Lösung)
  4. Die extrahierten Daten werden verwendet, um ein Formular neben dem Brief zu befüllen. Dieses erreiche über einen Pay Now Button.
  5. Ich werde zum Service von fintech systems weitergeleitet, die mir ähnlich wie der Service sofort überweisung einen Login zu meiner Bank und eine Initiierung der Überweisung ermöglicht
  6. Ich bestätige die Zahlung über meine Banking App und bin das Problem los.

User Flow und Funktionalität sind wirklich gut. Ob es für nicht-digitale Banken so gut funktioniert, kann ich leider nicht beurteilen. Für N26 ist der Ablauf aber sehr gut.

CAYA Pay Now Funktion via fintech systems in Münche
Die Payment Lösung innerhalb von CAYA wird mit einer Integration von der Münchener Firma fintech systems abgebildet.

Einen kleinen Hinweis zur Funktionalität kann ich aber noch geben. Und zwar ist das Auslesen der verschiedenen Felder im Überweisungsträger nicht immer problemlos möglich. Checkt daher die richtige Vorbelegung der Felder, ehe ihr in einen Zahlungsvorgang geht. Ich hatte in den letzten Wochen einen Fall, in dem ein Ziffernblock aus drei Ziffern am Ende eines Verwendungszwecks abgeschnitten wurde.

Der Papierkrieg endet hier / digitaler Spam

Wie häufig brauche ich die Originale eines Briefes wirklich noch bei mir zu Hause?

Das war eine der Kernfragen, die ich mir zur Beginn des Experiments gestellt habe. Die Antwort bisher: So gut wie nie! Aus den Briefen der letzten Wochen musste ich mir bisher erst einen Brief zuschicken lassen und das war meine Bahncard (dazu mehr in der Negativ-Sektion). Aber selbst die Sendung brauchte ich nicht wegen des Anschreibens, sondern wegen der Plastikkarte!

Ein kleines Highlight waren aber die Postwurfsendungen von burger.me, die ich jetzt als .pdf vorliegen habe. CAYA scannt nämlich nicht nur wichtige Sachen, sondern auch jede Werbung, die mir persönlich postalisch als Postwurf zugestellt werden soll. Jetzt könnte ich mir die burger.me Aktionsmenüs jeden Montag am Smartphone anschauen statt sie direkt ins Altpapier zu befördern. 😀

Burger.me Spam über CAYA scannen lassen

Des Weiteren sehe ich nun auch welche Werber ihre Zettelchen zentral mit der Post verschicken lassen und welche noch Boten haben, die in der Nachbarschaft umhergehen und jeden Briefkasten einzeln aufsuchen.

Nachteile und offene Punkte in der Experiment-Auswertung

Post ist nicht gleich Post

Wie bereits im Experiment-Setup beschrieben, ermöglicht mir eine Nachsendeauftrag bei der deutschen Post diesen Service. Allerdings verschickt in Deutschland nicht nur die deutsche Post Briefe an Einwohner (wenn auch den Großteil). So ist es leider so, dass Briefe, die nicht über die Umschlagszentren der deutschen Post versendet werden, auch nicht an CAYA weitergeleitet und gescannt werden können. Entsprechend erhalte ich immernoch – teils wichtige – Briefe in meinen Briefkasten.

Die Commerzbank ist einer der Strategen, die z.B. Dinge wie Depotübersichten oder Kontoauszüge – wahrscheinlich aus Kostengründen – über den Anbieter Postcon verschickt. Diese landen dann ganz normal in meiner physischen Inbox.

Das ist leider etwas ärgerlich, wenn auch verständlich. Vielleicht wird diese Coverage in der weiteren Entwicklung des Services ja noch hinzugefügt.

Wo ist meine Bahncard?

Ein interessanter Umstand, der sich im Zuge des Experiments ergeben hat, ist die Erneuerung meiner Bahncard50 im September. Das Ritual kenne ich bereits seit sieben Jahren und es ist jedes Jahr aufregend, weil mir die Karte physisch mit der Post zugestellt wird.

Dieses Jahr kam die Rechnung bereits am 25.08. per E-Mail (was sehr cool war), die eigentliche Karte erreichte mich am 30.08. in meinem CAYA Postfach. D.h. aber auch, dass ich 5 Tag in quälender Ungewissheit leben musst, ob meine neue Bahncard mich dieses Jahr rechtzeitig und überhaupt erreichen würde. Jetzt habe ich Gewissheit, dass sie da ist. Allerdings muss sie mir noch aus Berlin geschickt werden.

Fun Fact am Rande: Schwarzfahren muss ich trotzdem nicht, da die Bahn seit ca. 1,5 Jahren jede Bahncard für eingeloggte User automatisch in der DB-App bereitstellt.

Ich bekomme wirklich weniger Briefe als gedacht!

Positiv für mich, schlecht für das Experiment. Ich bekomme wirklich weniger Briefe als gedacht. D.h. auch, dass meine Aussagen weniger Signifikanz für diese Recap haben und dass ich einige Use Cases noch gar nicht testen konnte. Dazu zählen z.B.

  • Empfang von Geld in Briefen (Wer sich hier einbringen möchte, kann mir gerne Geld per Post schicken. Um hier eine gewisse Signifikanz zu gewährleisten schlage ich große Scheine > 100 Euro vor)
  • Routing von Paketen, die ich z.B. via amazon bestellt habe (ich lasse eigentlich alles ins Büro schicken). Dies sollte eigentlich nicht nach Berlin geschickt werden, aber ich habe es halt noch nicht getestet.
  • Dokumente mit langen, ausführlichen Formularen und der Bitte um Rücksendung (Hier würde ich als Beispiel gerne die Stadt Düsseldorf anführen, die mir vor ein paar Monaten eine Fragebogen zur Zufriedenheit der Bürger geschickt hat. Diese Umfrage hätte mich locker einen halben Arbeitstag gekostet, hätte ich ihn ausgefüllt.)

Vielleicht muss ich auch einfach mal den Jahreswechsel abwarten und dann schauen, ob sich neue Use Cases ergeben.

Die Menge der Briefe rechtfertigt die Kosten übrigens trotzdem. Allein die schnellen Reaktionszeiten und Peace of Mind waren das Geld aus meiner Sicht schon wert.

Responsive Web vs. App – eine Diskussion mit Potenzial

Ein kleines Manko, das ich noch gefunden habe, ist die Bereitstellung von mobile Services. Für eine seemless Smartphone-Experience benötigt man auf jeden Fall die entsprechende Android- oder iOS-App. Das ist für viele Angebote heutzutage nicht ungewöhnlich. Allerdings fehlt der Website bzw. dem mobilen Kundenportal eine Smartphone-View. Nutzer, die versuchen ihre Briefe unterwegs über den mobilen Browser einzusehen, werden freundlich darauf hingewiesen, die App aus dem entsprechenden App-Store zu beziehen.

Keine mobile Website: CAYA App
CAYA: Nicht für mobile Browser optimiert. Bitte laden Sie unsere mobile App herunter.

Auch wenn das die Nutzung des Services nicht einschränkt, gehört es für mich schon dazu, dass Leuten, die nicht App-Ökonomie verschrieben sind, eine Möglichkeit gegeben wird, den Service im Browser zu nutzen – auf jedem Endgerät.

Christoph Kleine

... ist Senior Manager Online Marketing bei nexible & Gründer von internetzkidz.de. Neben Online-Marketing beschäftigt er sich mit Usability, Web-Analytics, Marketing-Controlling und Businessplanung. Xing, LinkedIn.

5 Kommentare

  • Lieber Christoph, „voll süß aba“… Danke für die interessante Analyse in diesem ausführlichen Zwischenbericht. Geld werde ich Dir nicht senden 😉 aber darüber nachdenken, Dir zu folgen! Als Nicht-Digital-Nativ habe ich natürlich Probleme mit der „Sicherheit“, aber seit dem ich weiss, dass FB, WApp und sogar 1&1 jegliche Kommunikation auswerten, glaube ich auch nicht mehr an den Weihnachtsmann. Hier noch folgende Use-Cases: was ist mit Katalogen (werden die eingescannt? -uff!), wie werden Einschreiben behandelt? ach so und …..bietet die Post selbst keinen Service dieser Art an?

    • Hi Thorsten,
      schön zu sehen, dass du deinen Internetführerschein noch nachholen konntest.
      Ich werde die Cases „Kataloge“ und „Einschreiben“ gerne nochmal testen. Einfach auch weil es mich interessiert, wo ich heutzutage ohne Weiteres einen Katalog bestellen kann.

  • He Christoph, danke für den Test. Sehr interessant. Auf der einen Seite frage ich mich dann, warum die Post den Dienst nicht gleich selber anbietet (bräuchtest Du dann keinen Nachsendeauftrag mehr, der ja auch irgendwann abläuft), und auf der anderen Seite frage ich mich, wann endlich die Behörden auch so digital werden… Denn amtlich Schreiben Deiner Gemeinde oder Deiner Stadt musst Du leider immernoch selber öffnen… CAYA bietet nicht den Service, Deinen Briefkasten zu leeren, oder? Dann wärste das Thema auch los.

    Anyway. Danke fürs Teilen!

    • Tatsächlich bietet die Post mit ihrem E-Post-Angebot so etwas an. Mein Stand ist hier allerdings, dass die Post dazu mit den Mega-Versendern von Briefen einzelne Deals gemacht hat, damit die Briefe direkt digital in deinem Postfach eingespielt werden. Das bedeutet aber, dass ich quasi abhängig bin von der Key Account Liste.
      Des Weiteren bietet die Post auch einen Scan-Service an. Der würde mich aber statt 2,99€ direkt 24,99€ im Monat kosten. Das sehe ich nicht ein. Wie das Ganze mit einschreiben und Co. läuft muss ich mal abwarten.
      Ich habe ja – wie schon geschrieben – auch noch das Postcon-Problem.

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