Experiment: Private Post digitalisieren lassen

Geht das? Digitalisierte Post ist im Business-Kontext mittlerweile alltäglich. Kann ich das Ganze auch kostengünstig für meine private Post machen lassen?

Warum ich digitale Post bevorzugen würde

Mich treibt das Problem eines vollständig digitalen Postfachs bereits seit Jahren um. Während viele Geschäfte mit mir effizient und schnell per Mail kommunizieren können, schicken mir Behörden, Krankenkasse oder auch Banken immer noch Briefe zu. Diese muss ich dann aus meinem Postfach fischen, lesen und in 80% der Fälle direkt vernichten – weil unwichtig oder Werbung.

Da ich nicht immer zu Hause bin und Rückantworten meistens mit einem Gang zur Post verbunden sind, kann es sogar sein, dass ich zwei bis drei Briefe von einem Unternehmen für ein und die selbe Angelegenheit erhalte. Ich glaube sogar, dass Kommunen am schnellsten Geld von mir für Geschwindigkeitsübertretungen sehen, wenn mir diese in Mietwagen unterlaufen. Sixt scannt nämlich die entsprechenden Schreiben und sendet sie mir via E-Mail. Leider nehmen sie aber auch 15€ Bearbeitungsgebühr dafür. 😉 Die Vorteile wären für mich also:

  • Weniger Papier in meiner Wohnung, dass ich wieder recyclen muss
  • Weniger Verzug bei Post, die eine Interaktion meinerseits erfordert
  • Integration von Offline-Mail in meinen Alltags-Workflow (meistens will ich Post „bearbeiten“, wenn ich unterwegs bin und nicht zu Hause)
  • Digitale Archivierung der Post ohne schäbige Ordner in meiner Wohnung
  • Potenzielle Durchsuchbarkeit der Post mit Suchbegriffen oder Tags

Mögliche Probleme im Land der Bürokraten

Tatsächlich bin ich trotz aller digitaler Affinität noch ein ziemlicher Deutscher. Meine größte Angst ist, dass ich so wichtige Post bekomme, dass ich diese als .pdf gar nicht weiterverarbeiten kann oder darf. Wenn ich die Art von Post in meinem Kopf durchgehe, die ich die letzten Monate erhalten habe, fällt mir nicht viel gefährliches ein:

Kontoauszüge sind bereits digital verfügbar, Strafmandate brauchen eigentlich nur den Zahlschein. Sogar Formulare könnte ich ausdrucken und ganz einfach ausfüllen (wenn ich einen Drucker hätte). Die Wahlbenachrichtigung zur verschiedenen Wahlen bzw. Briefwahlunterlagen könnten kritisch sein – aber man kann ja auch mit Personalausweis wählen gehen. Eigentlich machen mir nur Leute Angst, die mir zum Geburtstag Karten mit Geld schicken und nicht-digitale Tickets zu irgendwelchen Events.

Meine Ängste wären also:

  • Der Empfang von Geld via Post
  • Der Verlust von Authentizität von offiziellen Dokumenten
  • Mögliche Probleme bei Briefen mit Rück-Formularen
  • Die Überladung meiner Speicher-Limits mit gescannten .pdf-Dokumenten (z.B. Gmail, Dropbox)
  • Der Verlust von Privatsphäre sollte hier aufgeführt werden, ist aber in meinem Fall nicht sonderlich schwerwiegend (ich kann garantieren, dass in meiner Post nichts spannendes über mich drin steht)

Der Versuch: Digitale Private Post mit CAYA

Wie die Ausführungen schon vermuten lassen, habe ich bereits einen Anbieter im Auge. Ich bin ja mittlerweile eins dieser Opfer, das alles kauft, was es als instagram Ad angezeigt bekommt. Das Unternehmen CAYA bietet den Service der digitalen Post für Endkunden an. Wie man in den Meta-Daten der Landingpage noch erkennen kann, hat das Unternehmen mal im Business-Kontext angefangen.

Die Seite findet ihr unter: https://www.getcaya.com/ . Der Kundenbereich liegt unter https://usecaya.com/ .

Der Service kostet mich entweder 2,99€ oder 9,99€ im Monat. Der Unterschied zwischen den beiden Paketen ist die Form der Post Archivierung. Beim günstigen Paket werden die Originale vernichtet. Bei der etwas teureren Variante wird das nicht gemacht.

caya Preistabelle

In der Beschreibung des Kurzzeitarchivs finde ich den Hinweis

Ihre physischen Originaldokumente werden von uns kostenlos für drei Monate sicher und abrufbereit archiviert.

D.h. meine Angst, dass sehr offizielle Dokumente für immer verloren gehen, ist schonmal deutlich geringer.

Ich werde mich für die günstige 2,99€ Variante entscheiden.

Smoother Abschluss: Is this real life?

Der Abschluss des Services ist super smooth. Das Ganze ist so angenehm, dass ich an den Punkt gekommen bin, dass ich dachte What? Hier geht es um meine Post! Wo sind eure Formulare?! Alles sehr straight forward und keine doppelten und dreifachen Authentifizierungen.

Der Checkout in der Übersicht:

 

Registrierung Caya

Tatsächlich haben sie mich nur einmal usability-technisch „gekriegt“. Und zwar werden in der Adresseingabe die Postleitzahl und der Ort aus meiner Sicht verkehrt herum angezeigt. Ansonsten alles top und intuitiv.

Eine Sache, die in Pricing und Prozess noch auffällig ist, ist der Nachsendeauftrag bei der Post. Zum einen übernimmt CAYA die Beantragung des Auftrags, reicht aber auch die 27€ an mich als Kunden weiter. D.h. der monatliche Preis steigt für mich von 2,99€ auf 5,24€.

Das ist jetzt nicht dramatisch, aber sollte man vorher wissen. Dieser Nachsendeauftrag muss auch jährlich verlängert werden, was ebenfalls CAYA übernimmt (sehr gut). Zugegeben: Für die Preiskommunikation hätte ich diesen Kostenpunkt als Marketer wahrscheinlich auch unter den Tisch fallen lassen. 😉

Kundenbereich: Ich kann noch nichts vorweisen

Der Kundenbereich sieht wie ein sehr simplifizierter Webmailer aus – das finde ich gut. Anscheinend habe ich einen zweistufigen Workflow: Erst in die Inbox und – wenn wichtig – dann weiter in die Ablage. Von der Ablage kann ich dann meine Sammelsendung für wichtige Briefe steuern.

Leider kann ich aber noch nichts zeigen, weil ich natürlich noch keine Post habe. So wie mir CAYA gesagt hat, habe ich auch noch mindestens 7 Tage zu warten bis der Nachsendeauftrag aktiv wird.

Der erste Reiter der Einstellungen wirkt übrigens ziemlich langweilig, sodass ich hier eigentlich schon aufhören wollte zu suchen. Der zweite Reiter „Eingehende Post“ enthält aber noch einen kleinen Hint. Und zwar sehe hier, wohin meine Post demnächst verschickt wird. Die Berliner Adresse von CAYA kombiniert mit einem persönlichen Offline-Hash:

AMN Data Solution #*********
Glogauer Str. 5
10999 Berlin

CAYA Kundenbereich Hashadresse

Der Kundenbereich in der Übersicht:

Posteingang CAYA Kundenbereich
Einstellungen CAYA Kundenbereich
CAYA Kundenbereich Hashadresse

Weiter geht es in ein paar Wochen

Jetzt muss ich warten bis ich Post bekomme. Erstmal von der Post selbst (zur Bestätigung der Nachsendung) und dann an mich adressiert. Ich hoffe, dass ich in drei Wochen ein Follow Up zu dem Erlebnis schreiben kann. Zum Schluss würde mich noch interessieren:

Bin ich der letzte von euch,  der das macht? Warum hat mir bisher noch keiner davon erzählt?

Gerne in die Comments …

Christoph Kleine

... ist Senior Manager Online Marketing bei nexible & Gründer von internetzkidz.de. Neben Online-Marketing beschäftigt er sich mit Usability, Web-Analytics, Marketing-Controlling und Businessplanung. Xing, LinkedIn.

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