BETA NET DE: Neues Side / Learn Project

Wie viel müssen kleine und mittelständische Unternehmen pro Monat für eine digitale Büro-Umgebung bezahlen?

Dieser Frage geht mein neues Projekt BETA NET DE Productivity Cloud nach. In einem spannenden Learn- bzw. Side-Project werde ich diese Frage in einem Real Life Experiment beantworten!

Background-Fragestellung: Sind G-Suite, Office365 und Atlassian zu teuer für KMUs?

Inbesondere im Verlauf der letzten Lockdowns in Zusammenhang mit der Frage nach der Digitalisierung im deutschen Mittelstand, hat mich eine Frage herumgetrieben: Warum hat nicht jeder kleine Händler die gleiche „hippe“ Kollaborations-Software wie die coolen digitalen Startups, die keine Probleme hatten auf 100% Remote Work umzustellen. Warum werden Prozesse wie Auf- und Zuschließen des Ladens nicht einfach in confluence für alle dokumentiert? Warum gibt es keine einheitliche Video-Conferencing-Lösung für All Hands Meetings? Warum hat nicht jeder Mitarbeiter/in eine eigene E-Mail-Adresse?

Ich bin in meinem Gedanken-Experimenten ziemlich schnell beim Preis gelandet. Während digitale Startups normaler problemlos 20€ + für die digitalen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter pro Monat ausgeben, tun sich wahrscheinlich die Sauerland-Fabrik mit 100+ Fabrik-Mitarbeitern, der Klamotten-Laden um die Ecke, sowie der Dorf-Metzger schwer damit diesen Fixkosten-Apparat für eine nicht geringe Anzahl von Mitarbeitern zu committen. Denn was SaaS Angebote wie G-Suite und Office 365 gemein haben, ist ein per Seat Preis-Modell. D.h. dass gerade Personal-intensive (Offline-) Geschäftsmodelle damit schnell horrende Kosten anhäufen können. Wohingegen hippe digitale Modelle schon mit einer Hand voll Developern, einem Marketer und einem kleinen Operations-Staff arbeitsfähig sind. Die Kosten der genannten SaaS Lösungen sind entsprechend proportional, auch wenn die Nutzung der Tools meistens nur innerhalb des Core Teams ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis hat.

Am Beispiel von G-Suite und Office 365 sieht das Ganze so aus:

Dabei schlägt ein G-Suite Abo mit 5,20€ (regulär) und eine Office365 Abo mit 5,10€ pro Monat pro Mitarbeiter zu Buche.

Wie man sieht ist man mit den beiden SaaS Pricing Modellen bei 100 Mitarbeitern bereits bei 520€ bzw. 510€ pro Monat an fixen Kosten. Auf das Jahr sind das 6.240€ bzw. 6.120€ – und davon hat man noch nichts verkauft. Wenn man jetzt noch die Atlassian Produkte confluence (5,50€ pro User pro Monat) und Jira (7,50€ pro User pro Monat) dazu nehmen würde, ist das noch einmal deutlich mehr Geld.

Aber warum bekomme ich 100+ E-Mail Adressen für 2€ pro Monat?

Der entscheidende zweite Anstoß für mein Experiment kam dann von meinem Webhoster netcup. Weil ich zuletzt wieder mehrere Web-Projekte aufgesetzt habe, hatte ich deren Pricing Table auch häufiger vor Augen. Dort zahle ich z.B. 5,99€ um bis 3 oder 4 Webseiten auf einmal zu hosten. Mit dabei immer: E-Mail-Adressen. Und davon so viele wie ich möchte. Und hätte ich nur eine Domain / Website, würde ich sogar nur 1,99€ pro Monat bezahlen. D.h. ich könnte – theoretisch – in einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern allen erst einmal eine E-Mail Adresse besorgen, wofür bei Microsoft unter anderem 5,10€ pro User pro Monat bezahlen würde. Das ist ein Kostenunterschied pro Monat von 1,99€ vs. 510€. Das ist gewaltig. (Ich schreibe extra theoretisch, weil ich bei 100 Usern irgendwann Limitationen im Bereich der Speichernutzung oder anderen Systemkomponenten erleben würde).

Aus meinem Webhosting-Admin Tagen weiß ich aber auch, dass es nicht nur Open Source Software gibt, um eigene E-Mail Adressen zu hosten, sondern auch Software, die gleiche Dienste anbietet wie Confluence oder Programme wie Google Drive / Onedrive, die auf dem eigenen Server installiert werden können. Entsprechend ist das BETA NET Experiment geboren:

Könnte ich eine selbst-gehostete G-Suite/Office365-Alternative mit Open Source Software zusammen puzzlen?

… und das Ganze zu einem günstigen Hosting-Paket-Preis von 10€ pro Monat?

Welche Software gehört zu einer digitalen Büro-Umgebung?

Um den Scope der Thematik abzustecken, macht es auf jeden Fall Sinn zu definieren, welche Services der großen Office-Cloud-Anbieter ich in meinem eigenen kleinen virtuellen SaaS-Paket replizieren möchte. Wer mit Google oder Microsoft arbeitet, weiß nämlich, dass diese Umgebungen noch viel mehr anbieten als das, was man auf den ersten Blick sieht.

Für’s erste möchte ich Mitarbeitern und Unternehmen folgende Services anbieten:

• E-Mail
• Kalender
• Website (Unternehmenswebsite, kein Shop)
• Webanalyse
• Cloud-Speicher
• Projektmanagement / Taskmanagement
• Wissensmanagement & Dokumentation
• Video-Conferencing

D.h. ich muss mich erst einmal umschauen welche Open Source Software in diesen Kategorien vorhanden sind und dann abwägen, welche auf einer einfachen Webhosting Umgebung (LAMP Stack) betrieben werden können.

Aus Interesse findet ihr unten noch eine Liste welche „teuren“ SaaS-Anbieter diese Funktionen normalerweise in Unternehmen anbieten.

Pricing-Zielbild und Limitationen der Productivity Cloud

Ich bin mir bewusst, dass meine Productivity Cloud wahrscheinlich nicht die gleiche Performance und UX anbieten kann, wie die etablierten Anbieter im Markt. Aber: Für eine Preis-Ersparnis von bis zu 500€ im Monat bzw. 6.000€ im Jahr, sollte man in der Lage sein, hier den ein oder anderen Abstrich zu machen. Darüber hinaus bin ich auch davon überzeugt, dass man mit Disziplin und vernünftiger Kollaboration innerhalb der Systeme auch einige Unzulänglichkeiten kompensieren kann. Wer schon einmal in einem Mediawiki gearbeitet hat, der weiß wovon ich rede: Wenn alle User 2 Minuten investieren um ihre abgelegten Inhalte vernünftig zu formatieren und zu verlinken, dann sieht es immer noch nicht aus wie in confluence, aber man braucht keine KI, die related Articles anbietet oder kein Glück um die Überschriften vom Fließtext zu unterscheiden!

Die Engineers unter meinen Lesern, werden das Problem in meinem 2€ pro Monat Beispiel bereits erahnt haben. Es ist quasi unmöglich 100 Leute auf einem einfachen limitierten Webserver pro Monat arbeiten zu lassen. Der Speicherplatz würde nicht ausreichen und die Systemleistung würde in die Knie gehen, wenn sich morgens alle einloggen. Zum Zweck meiner Pricing Simulation mit einer Ziel-Auslastung von 100 Usern würde ich diese auf die graduelle Steigerung der netcup Pakete umlegen. D.h. bei 25 Mitarbeiten würde ich auf das nächste Paket gehen. Bei weiteren 25 auf das nächste usw. Alles vorausgesetzt, dass es immer ein paar Heavy User gibt, die Content produzieren und ein paar Light User, die eigentlich nur E-Mail-Versand benötigen.

Damit würde mein Ziel Pricing der Productivity Cloud wie folgt aussehen:

Verglichen mit den zuvor genannten Anbietern, würde die Preis-Entwicklung pro Monat entsprechend so aussehen:

In der oberen Darstellung sieht das Modell schon sehr schmackhaft aus. Die Linie der BETA NET Kosten bewegt sich eigentlich nur ab 75 Mitarbeitern von der X-Achse weg.

Projekt Scribble Productivity Cloud

Für mich – und andere Interessierte – hier kurz der Projekt Scribble, wie sich das Vorgehen in meinem Kopf darstellt.

1. Recherche Open Source Kollaborationssoftware
2. Abwägung Betrieb der Software auf einem LAMP Stack
3. Installation der Systemkomponenten
4. Anpassung der Systeme (ich habe das Gefühl, dass einige Lösungen eine katastrophale UI anbieten werden
5. Anlage von Test-Usern und Rollen-Management
6. Monitoring der Maintenance- und Update-Aufwände

Für den Fall, dass ich nicht alle Komponenten ersetzen kann, würde ich folgende Priorisierung an den Tag legen:

1. E-Mail
2. Cloud Speicher
3. Wissensmanagement & Dokumentation
4. Website
5. Video Conferencing
6. Projektmanagement & Taskmanagement
7. Kalender
8. Webanalyse

Die Priorisierung ergibt sich dabei aus meiner persönlichen Einschätzung, welche Systeme vielen kleinen Unternehmen fehlen und einer Abwägung welcher der Komponenten man auch weiterhin aus anderen Ökosystemen kompensieren könnte.

Wie in jedem halb-ambitionierten Side-Projekt ist die Domain natürlich schon registriert!

Let’s get to work!

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