Jetzt auschecken: Die Asana-Erweiterungen und -Integrationen

Das Task- & Projektmanagement-Tool Asana kann noch viel mehr als man glaubt: Mit Erweiterungen & Integrationen.

Ich bin großer Fan von Asana und nutze es zum persönlichen Task-Management und auf dem ein oder anderen Projekt für komplexere Projektmanagement-Sachverhalte. Entsprechend gefreut habe ich mich vor ein paar Wochen, als mir das Team folgende Mail geschrieben hat. Ein Hinweis auf die Sammlung aller Asana-Integrationen:

E-Mail Asana Integrationen
Trigger E-Mail, die mich an die verschiedenen Asana-Integrationen erinnert.

Wofür brauche ich die Integrationen in Asana?

Für manche scheint es seltsam, dass ein Tool, das anscheinend sehr gut funktioniert, noch Integrationen braucht. Aber Asana kann auch nicht alles und jeder von euch hat noch eigene Anforderungen, die für ein Software-Startup vielleicht nicht rentabel sind als Feature umzusetzen. Auch wenn Asana für mich den Job gut gemacht hat, habe ich einige spezifische Anforderungen, wo es noch schwach aufgestellt ist. Dies betrifft z.B.

  • Die GANTT-Darstellung von Projekten inkl. Timings. Eine Funktion, die es vor allem braucht um ältere Projektleiter zu beeindrucken, die auf MS Project gelernt und viel gearbeitet haben.
  • Time-Tracking und Faktura. Wenn auch nicht automatisiert notwendig, ist es für mich auch wichtig, die Zeiten, die ich auf eine Task oder eine Projektphase verwendet habe, zu hinterlegen. Irgendwie muss ich Kunden diese Zeiten ja in Rechnung stellen.
  • Kalender-Integrationen. Auch wenn Asana eigene Kalender erstellen kann, ist die Integration in den eigenen Kalender, aber auch die Synchronisation in Asana hinein, nicht immer problemlos nötig.
  • Cross-Plattform-Task-Überblick. Manche Tasks und Projektschritte werden bei mir immernoch in andere Tools übertragen, weil der Workflow anders ist als im System hinterlegt. Klassische Beispiele sind Trello (z.B. für A/B-Tests) oder Jira für Tickethandling und Bugtracking.

Viele dieser Probleme lösen diese Integrationen. Deshalb lohnt es sich auf jeden Fall mal reinzuschauen.

Welche Integrationen sollte ich mir anschauen?

Übersicht der Asana Integrationen / Apps
Insgesamt 40 Integrationen (Apps) stehen Asana-Nutzern zur Verfügung. Kategorien: Speicher, Zeiterfassung, Produktivität, Bookmarking, etc.

Ich habe auch erst ein paar wenige Integrationen austesten können. Aber für meine Probleme lohnen sich vor allem folgende Integrationen:

Instagantt Die Integration löst da Problem mit der GANTT-Darstellung von Asana-Projekten. Solltet ihr euch mal anschauen, wenn ihr ein ähnliches Problem wie ich habt.

Everhour Mit der Integration könnt ihr Zeit tracken und direkt in Asana-Tasks hinterlegen. Alternativ könnt ihr euch mal Harvest probieren (wenn ihr es nicht schon verwendet).

Calendar Sync Diese Integration verspricht die Integration in verschiedene Kalender (inkl. Outlook). Was es zumindest erlaubt, die Tasks in Richtung eures Kalenders zu spielen. Wenn auch noch nicht andersherum.

Nicht extra special, aber sicherlich sinnvoll, sind die Integrationen von Speicherdiensten wie Dropbox und Google Drive. Diese Funktionen sind allerdings auch jetzt schon sehr prominent in Asana integriert. Ich würde euch auch empfehlen, von Beginn an mit diesen Speichersystemen in Asana zu arbeiten statt mit Uploads zu arbeiten, die euch später im Bereich Versionierung und Speicherplatz heimsuchen werden.

Des Weiteren gibt es viele interessante Developer-Integrationen wie z.B. für GitHub und Jira. Diese sind für mich nicht so interessant, aber für die Coder unter euch sicherlich einen Blick wert.

Was kann ich mir von Asana’s Geschäftsmodell und Unternehmensphilosophie abschauen?

Asana ist ein gutes Beispiel für Geschäftsmodelle mit einer offeneren Plattform. D.h. das Unternehmen konzentriert sich sehr stark auf seine Core-Features und überlasst Features, die es woanders gibt, den Leuten, die mehr Ahnung davon haben. Das führt zu einer deutlich schnelleren Entwicklung & Verbreitung des Systems, da viele Features nicht erst gebaut werden müssen, damit Leute das Gefühl bekommen, ein vollständiges Tool zu nutzen. Das wiederum führt zu einer besseren User Experience.

Das grenzt ein Unternehmen wie Asana auch von großen Software Unternehmen wie Microsoft oder SAP ab, die eigentlich nur das an Kunden verkaufen, was auf ihrer Plattform oder in ihrem Haus entwickelt wurde. Das führt zum einen dazu, dass diese Unternehmen Unmengen an Geld ausgeben um Startups zu kaufen (und deren Lösungen in ihrer Software sterben lassen) und dass Kunden häufig lange auf neue Features warten müssen. Generell begünstigt aber Asana vor allem Unternehmen, die ihre technische Infrastruktur von Beginn an sehr agil und cloudbasiert aufgestellt haben (Gmail, Dropbox, etc.). Wer jetzt ankommt und Asana mit Outlook oder Lotus Notes nutzen möchte, der wird wahrscheinlich weniger Spaß oder mehr Arbeit haben.

Im Retail-Bereich wird der Ruf nach Open-Platform-Modellen zurzeit auch immer lauter. Beispiele hierfür sind Amazon (mit seinem Marketplace) oder Project Collins (auf technischer Basis bei aboutyou).

Du möchtest das Task- und Projektmanagement in deinem Unternehmen digitalisieren und verbessern?

Wenn du momentan überlegst, ein besseres und vor allem digitales Projektmanagement in deinem Unternehmen oder Team einzuführen, kannst du gerne auf mich zukommen. Neben Diskussionen, welche Tools man sich anschauen sollte, biete ich auch Einführungen in Asana für Teams und Unternehmen. Bei Fragen nutzt die Kommentare oder das Kontaktformular.

 

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